Además de todo lo que implica la organización para ubicarte dentro del evento, hay acciones que puedes realizar para adquirir más presencia entre tus clientes actuales y los potenciales.
Por ejemplo:
Contacta con tus actuales clientes para informarles que participarás como expositor en una feria.
Hazlo con antelación y luego puedes recordárselo 3 días antes.

¿Las vías para hacerlo? Todas las que se te ocurran, por supuesto redes sociales, mails, news letter, folletería, por medio de tu página web etc.

Puedes incluir algún tipo de beneficio para quienes te visiten, como la posibilidad de descargar un cupón de descuento desde la web, el cual será sellado en el stand para ser utilizado en una compra posterior de lo que tú vendas. De esta forma consigues más visitas a tu portal, además de incentivar el paso por tu sitio en la feria.

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La verdad que las puertas que se abren a partir de la participación en ella son diversas, pero siempre y cuando se tenga el conocimiento suficiente para aprovecharlas al máximo.

Para ello, es necesario planificar y realizar un buen proyecto, plasmar físicamente ideas, planes y tareas ayuda a poder concretarlas y a que nada quede librado al azar.

Los puntos a tener en cuenta son muchos y es lógico que si mantenemos todo en la cabeza nos olvidemos de cosas importantes y no tanto, pero que al fin redundarán en nuestra tranquilidad a la hora de exponer en la feria y en los resultados que obtengamos de la misma.
Llegado el momento, la atención debe centrarse en el stand, por el que pasaran potenciales clientes, pero en este aspecto también hay un trabajo previo importante.

Esta claro que no todos los que visiten el stand tendrán un perfil de interés para tu negocio, por lo que es recomendable tener una serie de preguntas preparadas con antelación para formularles a los posibles prospectos y así puedas reconocer cuanto tiempo dedicarle a esa persona explicándole tu oferta e intentando captar su atención.

Aquí te dejo algunos ejemplos de preguntas, las cuales deberás enfocar según comercialices productos o servicios:

¿Conoce el producto?

¿Es de su interés, lo compraría?

¿Qué presupuesto consideraría razonable para invertir en él?

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1- ¿Se han logrado los objetivos previamente establecidos?

2- ¿Qué modificaciones habría que implementar para futuras participaciones?

3-¿Qué beneficios hemos obtenido? En cuanto a contactos realizados, ventas, estudio de la competencia etc.

4- Identificar los productos o servicios de más éxito entre los expuestos en el stand

5-¿Qué inquietudes presentaron los visitantes al stand que habría que tener en cuenta?

6- ¿Qué errores e imprevistos se han detectado en cuanto a la organización?

7- Evaluar la conveniencia de la asistencia en  futuras ediciones de la feria

8- Planificación de nuevas estrategias de Marketing en base a los resultados alcanzados

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La feria Futurmoda, semestral de calzado y marroquinería en IFA, encargó a Taller de Proyectos el diseño de los Stands para su nueva edición.

El objetivo era dotar a la feria de unos Stands funcionales y cómodos a la par que estéticamente bien acabados. Se diseñaron dos modelos, uno 12 m2 con una altura de 1,4 mt y otro para peletería con la trasera a 2m de altura.

El resultado final: un stand de 12m2, equilibrado, funcional, útil y con un coste más que razonable ( 1.000€ ), juzgad vosotros mismos, a mi me parecen una gran opción para ferias de un cierto tamaño.

Tan sencillo cómo eso, pero no sólo de las ferias, de cualquier sector relacionado o no con los Eventos.

La crisis que estamos viviendo será una excusa para que desaparezcan enmascaren sus errores.Las ferias que desaparezcan, que alguno lo ha hecho y alguna más lo hará, deben enseñarnos.

Debemos analizar porque les fue cómo les fue y no empleeemos la crisis más por favor, que me aburre como excusa, me suena a mi hijo pequeño diciéndome que lo han echado de clase porque el compañero de detrás lo molestaba.

Cuando el sector de las ferias de Moda no paraba de quejarse apareció Bread and Butter ( mis reflexiones sobre BBB: Bread and Butter abandona Barcelona y Bread and Butter y las estrellas de Nueva Guinea ) y lo revolucionó absolutamente.

No hay espacio para “más de lo mismo” o “ferias que no son rentables”, pero el Networking es una necesidad absoluta en los tiempos que corren, Internet abre las puertas, las personas son las que las atraviesan.

El que los eventos hayan vivido de espaldas al mundo online por miedo al mismo sólo ha agudizado la falta de medición de resultados, porque con Internet, con la web 2.0 no te puedes conformar con organizar un Evento, estás obligado a hacerlo rentable para quienes en él invierten, y si no lo haces se te caerá la cara de vergüenza con lo se leerá en la red.

Los eventos son el pasado, el presente y el futuro, hacer mal las cosas, de manera irresponsable y sin escuchar el mercado es, gracias a Dios, cosa del pasado.

El futuro de las ferias es ser rentables o desaparecer, pero una a una, no cómo sector, como sector su futuro es seguir creciendo y generar riqueza

En este momento de crisis debemos reflexionar sobre nuestra importancia ( como diseñadores y constructores de stands, que aunque no lo sea yo me siento parte del colectivo ) en el sector y reflexionar también sobre cual es nuestra capacidad y responsabilidad para poner un poco de orden.

Bago.es , un proyecto, enfocado 100% a la comunidad online, se dirige a Nivel2 Stands, una empresa enfocada 100% a las sensaciones reales que aporta la arquitectura efímera, para que le ayude a potenciar su marca con una acción directa al público. 

El trabajo es la construcción de una habitación de cristal en la cual una violinista se mantuvo encerrada una semana mientras componía una obra musical influenciada por la experiencia que estaba viviendo. Se trataba de llamar la atención y transmitir una emoción que no es posible en Internet, sentir la experiencia vital ajena en el medio mismo de la puerta de Alcalá.

El sector de los eventos padece más un caos que una crisis, no digo que la culpa sea de los proveedores, es más, me es indiferente de quien sea la culpa, pero no solucionarlo es responsabilidad de todos.

Las marcas en general han adoptado la posición de que los Eventos son un gasto, no una inversión y eso se debe a que durante mucho tiempo nadie se preocupó de medir el ROI de los eventos sino sólo de lucir y engrosar los presupuestos, y ahora, en tiempos de crisis padecemos las consecuencias.

Es labor de los proveedores ( incluyendo entre ellos a los organizadores feriales o de congresos ) el transmitir a las empresas la importancia de los Eventos como Inversión rentable y ayudarles a medir el impacto de los mismos sin miedo, porque si seguimos transmitiendo eso miedo feroz a que nuestros eventos sean medibles probablemente es porque no son rentables.

Internet cuenta con una ventaja fundamental y aplastante: en Interent la medición del ROI es perfecta, en Internet se acabaron las mentiras, Inernet obliga a hacer las cosas bien, publicidades falsas de resultados, de audiencias, no llevan a ningún sitio, ahí están Google, Yahoo, Live y tantos otros para hacernos comer nuestras mentiras.

Pero eso afectará a los medios impresos, eso afectará a revistas con tiradas de 5 ó 7.000 ejemplares que venden la publicidad de media página a 1.500 o 3.000 Euros, eso no debe afectar a los Eventos porque no todo tiene sustituto en Internet

Internet es maravilloso, adoro Internet y vivimos, yo y mis dos hijos, de la riqueza que en ese medio genero. Pero ni comemos bits, ni dormimos en html ni nos enamoramos de la ram, quiero decir, que Internet es parte de nuestras vidas, pero no nuestra vida.

No podemos dejar que se coma el sector, porque Internet no tiene la capacidad suficiente como para aportar a las empresas lo que aportan los eventos que es: mirar a los ojos, sentir, oler, experminetar y vivir, en un un mundo “virtual” como el que vivimos las sensaciones que aportan los eventos no tienen precio, y sino analicemos la portada del último jueves que hace referencia a Facebook y las comunidades online 

Bago recurrió a un compañero del sector ( Nivel2 Stands ) porque necesitaba ser algo más que un sueño, necesitaba ser real.

Por ejemplo envíales un SMS con un mensaje del tipo: te espero en mi Stand – Pabellón xxx Stand xxx para brindar con un rioja excepcional, no me falles, Carlos de XXXXX

El contenido del mensaje debe ser único y concreto, debe ser compartir algo, o bien participar en algo, pero siempre concreto, de ese modo lo hacemos deseable.

Pruébalo, funciona y es perfecto para segmentar las visitas.

Prepara una lista de clientes por comercial y que contacten directamente con ellos. Que empleen el canal más adecuado para cada uno de ellos, o varios ( llamada de teléfono, mail, carta, … ).

Antes de la feria anotad para cada cliente que intención ha avanzado: irá, no irá, tal vez, …

El concurso se puede estructurar de muchas maneras, depende de tus objetivos:

• Cotejar el porcentaje de acierto con respecto a la intención indicada por los clientes
• Organizar un concurso diario o a final de la feria sobre el porcentaje de clientes que han visitado a cada comercial
• Puntuar especialmente la recuperación de clientes, …

Decide cómo se puntuará cada ítem y cual es el premio para el ganador del concurso.

No es necesario que gastes una fortuna, puede ser algo sencillo cómo entradas para el comercial y toda la familia a un parque de atracciones, ¿ cómo crees que se sentirá tú mejor comercial ese día cuando celebre con su familia que ha sido el mejor del equipo?

El cliente no lleva un container a la feria, no intentes cargarlo con cientos de folletos ni esperes que se guarde otro aburrido cd ni otro pendrive. Es el enésimo que le regalan esa semana.

Es mejor un sencillo catálogo de imagen y fichas de productos. Si el cliente necesita más información siempre se la puedes enviar por e-mail.

Tal vez la mejor manera sea anotar juntos en el catálogo los productos que más le interesan, hacer anotaciones personales y ajustes de precios, …, una vez lo hayas hecho, con él, le preguntas si se lo quiere llevar o si prefiere que se lo envíes.

El catálogo de imagen y las fichas, si te lo pide se lo das, pero no le insistas, necesitas que el material le llegue, que lo tenga en su lugar en la oficina, a veces dárselo en mano no es la mejor manera.

Las empresas de logística hacen precios especiales en feria, mete el catálogo en un sobre y añádele una nota personal, manuscrita, no te olvides de enviárselo antes de que acabe la feria a la dirección que te indique, es la mejor manera de que lo guarde.

No inviertas todo tus recursos en los clientes, la motivación de tu equipo los días de feria serán un elemento fundamental para el éxito de la misma.

Elige un hotel en el que tu equipo se sienta cómodo y sobretodo que se sienta bien tratado por la dirección de la empresa, no es necesario un lujo excesivo, que puede transmitir una imagen negativa, pero es importante que se sientan bien.

Si es una feria a la que asistís regularmente es probable que ya tengas claro el hotel al que asistir, de no ser así busca un hotel bien comunicado. No necesariamente al lado de la feria, a veces desplazándonos 15 Km. encontramos un hotel que nos brinda un mejor servicio y con un precio mucho más competitivo.

Que se le debe pedir a un hotel cuando vas a la feria:

• que tengamos un espacio donde reunirnos por las tardes para hacer una evaluación de objetivos y planificación de la jornada siguiente
• que tenga wifi en todo el edificio, y llámame maniático, pero me gusta conectarme en todos los sitios, me mantiene online con mi empresa, que no cierra porque yo esté en una feria
• por supuesto que tenga las comodidades básicas de un hotel de su categoría
• si la feria es en el extranjero, intenta encontrar el hotel con antelación y lo más cerca posible de la feria, en determinados países como Alemania sin un gps estás perdido, o dominas el nombre, para mi impronunciable, de los pueblos o sin gps es muy complicado ir de la feria al hoel y viceversa.
• si vas a organizar cenas con clientes procura que tu hotel quede bien ubicado, las ferias son un lugar para hacer networking y es común reunirse con los clientes, si tu hotel tiene un buen restaurante invitarlos a cenar te ahorra un montón de molestias.

Cuando elijas el hotel utiliza un mapa geolocalizador antes de contratarlo para comprobar a que distancia está del recinto ferial