400 profesionales desmontaron en solo tres horas el escenario completo, dirigidos por el Road manager y el equipo de LD Eventos, en solo tres horas se hizo posible que la magia continuase en la próxima ciudad

Y de eso trata ser un profesional. En esos momentos de máxima tensión, concentración y coordinación, son en los que se nota la calidad del Organizador del Evento

Coordinar un equipo de 400 personas que no hablan el mismo idioma, definir objetivos concretos, protocolos de actuación, …, hacer eso bien es mágico, hacerlo mal, es fácil, muy fácil, demasiado fácil

LD Eventos demostró otra vez más quienes son, y no es la primera ni será la última, en 2008 recibieron el galardón al Mejor Evento de Celebración en los premios Eventoplus

Nuestras felicitaciones a LD Eventos por el trabajo bien hecho

Alemania | Italia | Brasil | Estados Unidos | México | y un largo etcétera

Seguiremos sumando compañeros de viaje, os invitamos a todos a daros de alta gratuitamente en azafatasystands.com

1. Definir los objetivos de manera clara, antes de hacer nada: ¿ para que organizamos el evento? ¿ Que objetivos esperamos cumplir ?

2. Decidir el presupuesto, que no debe ser mayor a los beneficios estimados del evento.

3. Designar un responsable del Evento, sólo debe haber un responsable final que lo coordine todo, decidamos ya quien será.

4. Tener claro que los invitados serán quienes te ayuden a alcanzar el objetivo marcado, selecciónalos con esos parámetros.

5. Ahora estamos listos para elegir los proveedores: desde un posible Organizador Integral a diferentes colaboradores, antes de elegir el proveedor ya sabemos que queremos conseguir y cómo, escuchemos también a los profesionales y dejemos que critiquen nuestro plan de Evento, aprendamos de sus opiniones y sopesemos.

6. Definir el programa. Un buen programa debe ser: fácil de recordar y fluir de manera natural.

7. Selección y Análisis del espacio donde celebraremos el Evento, no tengamos en cuenta solo sus características con respecto al Evento o a nosotros, es fundamental que lo analicemos con respecto a los invitados: cuan fácil será llegar, necesitarán alojamiento, podrán aparcar, es un sitio tranquilo, …

8. Plantear los puntos fuertes y débiles del evento y aprender a gestionarlos, por ejemplo, en un Evento en el que en la entrada se produce una cola de 1h, necesitas programar alguna actividad para que la espera sea llevadera.

9. Estrategia de comunicación del Evento: nuestro evento no es una presentación, no es un viaje a Egipto, …, nuestro Evento será: descubre el xxx que cambiará tu manera de entender el sector o bien, Cena a las orillas del Nilo, en lugar de viaje a Egipto. Generemos interés y curiosidad, comuniquemos un concepto, no mil ideas, no hay quien las recuerde.

10. Y llegó el gran día: El evento, ese día, sobre todas las cosas, debemos estar atentos al mismo, es nuestro momento, no para disfrutar, para trabajar intensamente en la consecución de los Objetivos, no somos otro invitado, hemos organizado ese Evento con un objetivo, trabajemos para alcanzarlo

A partir de aquí empieza otra fase de la Organización del Evento, una fase reflexiva, el análisis post-evento: ser crítico con uno mismo, buscar la excelencia en cada uno de tus actos, ser absolutamente exigente contigo es la mejor manera de analizarlo, sé sincero y estate tan contento como merezcas, pero si te lo has pasado muy bien, y no has alcanzado los objetivos, no tienes motivos para ello.

El presupuesto con el que contemos para la Organización del Evento en muchas ocasiones condicionará esa decisión, pero antes de tomarla, antes de sumarle al coste del Evento alegremente un 10 o un 15% de sobrecoste por un profesional, que no creo que sea tanto, analicemos que costes tiene para nosotros organizarlo.

No podemos considerar que el hecho de organizarlo nosotros es gratuito, que podemos resolver el Catering poniendo a todo el departamento administrativo a preparar canapés y la elección del lugar se la dejamos a criterio del director comercial y que eso nos ahorra dinero.

No es cierto, si lo vas a organizar tu mismo calcula y computa las horas del personal como parte del coste de Organizar el Evento, como mínimo.

No tengo nada en contra, es más, yo he organizado diferentes Eventos en mi empresa y por supuesto que me ha salido más barato que subcontratarlo, pero me han restado un montón de horas de trabajo.

Una ventaja fundamental de organizarlo es que te obliga a estar mucho más atento al mismo, aprendes mucho y más adelante, cuando decidas contar con un profesional, tendrás elementos de juicio para valorar su trabajo.

Recomiendo organizar personalmente algún Evento, algo sencillo, una cena de Navidad o una reunión de Motivación. Pero organizarlo de principio a fin, no “subcontratarlo” en las diferentes áreas de la empresa.

Evalúa bien la importancia del Evento, el presupuesto no es más que una parte del mismo, el presupuesto no debe conidcionarlo, la rentabilidad es la que debe hacerlo.

El apoyo y el consejo de un profesional debe notarse en los resultados de tu Evento, un evento bien organizado aumenta considerablemente la rentabilidad. Si no es así, quéjate, escribe sobre ello, compártelo y no dejes que un mal profesional empañe la imagen de todo un sector.

Antes de contratar a un profesional yo personalmente comprobaría si pertence a alguna asociación: AEDMC ( Asociación Española de Destination Management Companies ), SIMA ( Spanish Incentives and Meetings Association ), OPC Spain ( Organizadores Profesionales de Congresos ), …,y evidentemente le pediría un par de referencias com mínimo.

No sé porque tenemos esa manía extraña de no pedir referencias, en otras culturas es algo habitual, para nosotros a veces nos parecer como un insulto o una muestra de desconfianza, no es un insulto, pero no nos engañemos, es desconfianza, lo cual es más que natural si nos acabamos de conocer.

Si sigues pensando en Organizar el Evento tu mismo, lee el resto de los posts en la sección Cómo Organizar un Evento, espero que te sean de utilidad.

En el caso de que subcontratemos la Organización del Evento, los objetivos nos ayudarán a comparar las diferentes propuestas y seguramente descubriremos beneficios colaterales en cada una de las propuestas.

Los objetivos del Evento son muchos y variados, una propuesta para listarlos es organizarlos por categorías de objetivos:

Objetivos económicos

¿ que rentabilidad esperamos obtener ?, bien porque la participación en el Evento está condicionada a un volumen de compra ( viajes de incentivos ), bien porque es la presentación de un nuevo producto ( volumen de ventas esperado en el corto y medio plazo ), bien porque es un evento de motivación de nuestra red comercial ( variación en las ventas ), …, siempre hay un modo de evaluar la rentabilidad del evento.

Objetivos de marca

La fortaleza de nuestra marca es un activo, ¿ que rentabilidad obtendremos?, que le aporta el evento a nuestra marca, véase producto o empresa.

Objetivos de fidelización

En el caso de clientes, el coste de venderle a un nuevo cliente se estima entre 4 a 6 veces superior al coste de venderle a un cliente existente: ¿ cómo mejorará el evento la relación con nuestros clientes?

En el caso de ser un Evento motivacional adicionalmente al incremento de productividad esperado ¿ en que grado conseguiremos identificar a nuestros trabajadores con la empresa?

Los objetivos variarán según cada empresa, lo importante es tenerlos claros antes de seguir adelante ya que de ellos dependerán el resto de decisiones que tomemos.

• porqué lo organizamos
• para qué lo organizamos
• para quien lo organizamos

Una vez tengamos claro esos aspectos podemos empezar con el resto: decidir cuantos invitados, donde será, …, pero empecemos por asegurarnos de que organizr un Evento es una decisión acertada.

¿ porqué organizar un Evento ?

Las razones son muchas y muy variadas pero si lo que pretendemos tan solo es presentar nuestros productos y novedades es mejor cualquier otra forma de hacerlo. La tecnología actual te brinda mil, más baratas y rápidas.

Un evento es una reunión de personas y si no contemplamos desde el principio la componente de marketing relacional del mismo no tiene mucho sentido hacerlo.

Un evento busca fortalecer y conservar las relaciones a corto, medio y largo plazo de la empresa con los clientes, con el objetivo de potenciar su rentabilidad o bien persigue fortalecer los vínculos entre los componentes del equipo para aumentar su productividad.

Eventos que no tengan en cuenta alguno de estos objetivos debemos contabilizarlos fiscalmente bajo el epígrafe: bodas, bautizos y comuniones.

La única conclusión válida que nos puede llevar a organizar un Evento es que es la mejor manera de conseguir un objetivo.

Si no es así, si lo hacemos por hacerlo: cambia las sillas de oficina de todo el equipo, cómprales un iphone, dales la tarde de los viernes libre y obtendrás más beneficios. ( a mi me gusta la silla de matrix )

Para que Organizamos el Evento

Una vez tengamos claro que el objetivo principal es estrechar vínculos con la marca, bien de clientes, proveedores o del equipo, tomemos un folio en blanco y anotemos los objetivos del evento, ¿ Para que lo organizamos?

Anotemos y anotemos sin parar, una vez anotados todos los objetivos jerarquicémoslos para centrar nuestros esfuerzos en aquellos que nos vayan a resultar más rentables.

Para quien lo organizamos

Definir el público objetivo del Evento lo condicionará absolutamente, o debería, porque presentar una nueva mascota de Pokemon en el Guggenheim está muy cogido por los pelos, pero bueno, cosas más raras he visto.

Pensemos en el público, pero no solo en su edad, debemos pensar en el público objetivo de una manera mucho más amplia:

• Analizar su relación con la marca
• El grado de conocimiento de la marca
• ¿ Es un público que entre sí son competencia o no lo son ?
• Cual es el nivel cultural medio del mismo
• ¿ Que tienen en común?, …

Disecciona absolutamente el público del Evento, cuando lo hayas hecho deja que todo repose y vuélvetelo a mirar, analízalo todo junto y si estás seguro de que quieres organizar ese Evento, adelante, sólo te espera el éxito.

Y esto no ha hecho más que empezar, Organizar un Evento es tarea de Titanes, pero como contrapartida, los beneficios de un Evento bien organizados son innumerables.

He estado revisando información en la web, en hemerotecas, en revistas sectoriales, …, aprendiendo más del tema antes de abrir la boca, porque como bien decía mi abuelita

el hombre es dueño de sus silencios y esclavo de sus palabras

y antes de hablar de nada, lo más importante es saber de que vas hablar, para que y documentarte.

Pues sobre eso, permitidme que este primer post sea un bocinazo a aquellos quienes confunden compartir conocimiento con generar documentación, porque si algo he encontrado en la web han sido un montón de entradas que no aportaban más que palabras, repetían una y otra vez : “como organizar un evento, organizar eventos, organización de eventos, organizando eventos, …,” de la manera más burda, con el único objetivo de salir posicionados los primeros en los buscadores.

Centrémonos un poco por favor señores, dejemos de hacer el indio en la web que un día nos estallará en los morros: la web es un espacio en el que compartir conocimiento. Seamos honestos, no lo confundamos con un espacio sólo donde captar clientes, y no porque no sirva, que funciona, sino porque a medio plazo si empleas la red solo para sacar clientes y no aportas nada eso trae resultados desastrosos.

La web se basa en el desarrollo tecnológico, pero al final de miles de cables, circuitos, el espacio exterior y star trek, hay un ser humano que leerá la información que hemos publicado, respétalo, respeta su tiempo y no se lo hagas perder.

Por más que salgamos de los primeros en los buscadores para la pregunta : como organizar un evento si no aportamos valor añadido estamos robando el tiempo a las personas forzando una aparición inmerecida en esa posición, y os aseguro que eso sí sé bien como hacerlo.

Es inadmisible que entre las primeras respuestas aparezca una página con este contenido:

” A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea.

Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, … “

Y a continuación enumera la lista: saber quien viene, llamarlos para que vengan, …

Cielos, seamos serios si estoy documentándome sobre como construir una casa nada me aporta saber que debo tener ladrillos, cemento, ventanas,…, y una vez lo tenga todo elegir un terreno y construir una casa. Si con eso bastara ya soy arquitecto.

Compartir, compartir y compartir, de eso se trata la web 2.0. Seamos honestos y hagámoslo. Compartamos nuestro conocimiento, no tengáis miedo, al escribir y compartir consigues algo mucho más importante que un cliente inmediato, consigues a alguien que confía en lo que sabes, porque lo has hecho partícipe.

DISCLAIMER: Evidentemente yo también tengo relación con el sector ( véase : FairstGroup, de la cual soy CEO y fundador ) pero no escribo para hacer ruido, escribo para compartir lo que sé, para comunicar que sabemos y para aprender, porque escribir también es una disciplina de aprendizaje.

Y bueno, al fin y al cabo siempre es mejor que hable alguien que tenga relación con el sector que alguien que no la tenga, porque no recuerdo que invitaran a ningún experto en tauromaquia al último congreso de cardiología, por más que las dos palabras sean largas

Lógicamente haré referencia a empresas del grupo en varias ocasiones, ¿ y que queréis? ¿ que hable de la competencia? . No, hablaré de lo que mejor conozco.