400 profesionales desmontaron en solo tres horas el escenario completo, dirigidos por el Road manager y el equipo de LD Eventos, en solo tres horas se hizo posible que la magia continuase en la próxima ciudad

Y de eso trata ser un profesional. En esos momentos de máxima tensión, concentración y coordinación, son en los que se nota la calidad del Organizador del Evento

Coordinar un equipo de 400 personas que no hablan el mismo idioma, definir objetivos concretos, protocolos de actuación, …, hacer eso bien es mágico, hacerlo mal, es fácil, muy fácil, demasiado fácil

LD Eventos demostró otra vez más quienes son, y no es la primera ni será la última, en 2008 recibieron el galardón al Mejor Evento de Celebración en los premios Eventoplus

Nuestras felicitaciones a LD Eventos por el trabajo bien hecho

Con la “Troubled Assets Relief Program” ( algo así como Programa de Alivio de Activos Turbulentos ) que prohibe a las empresas que reciben apoyo Institucional la celebración de Eventos Corporativos el sector se ha puesto en pie de guerra

Resulta que es tal el miedo de las empresas a que las etiqueten de “irresponsables” y “despilfarradoras” que muchas compañías que no están recibiendo apoyo Institucional también están cancelando Eventos por miedo a que la prensa se les eche encima

Y es que lo de la “prensa seria” es una vergüenza, me sacan de quicio, en cualquier país, convirtiendo lo anecdótico en relevante y obviando lo importante, buscando la paja en el ojo ajeno y haciendo leña del árbol caído, arrimándose al árbol que más cobija, buscando el san martín de cada supuesto “cerdo” y visitiéndose de seda para no parecer una mona ( puñetas, este último no tocaba, se me escapó, aunque es aplicable a alguna presentadora )

En serio, lo de la prensa es de juzgado de guardia, como no tienen poder por informar lo buscan por criticar, y no solo los eventos, esa actitud de demonizarlos todo y buscar la anécdota para convertirla en Noticia me parece una absoluta irresponsabilidad

Encontré un artículo interesante reflexionando sobre eso: Business travel isn’t frivolous — it’s our lifeblood

En el próximo evento al que asista temo que sea obligatorio ir con pantalones cortos y tirachinas, llevar una piruleta en el bolsillo y un chupete de esos horteras que se veían en las discotecas en los 90.

Los gurús de los Eventos no paran de hablar ( cacarear, hacer ruido, juntar palabras, … ) sobre las bondades de la red 2.0, sobre la utilidad y la aplicación de las mismas en los eventos, oyen hablar de facebook y se ponen malos ( si fuese una persona vulgar y no ex-seminarista hubiese empleado algún sinónimo erótico festivo, pero no lo haré ), oyen cifras, 500.000 usuarios únicos al día, 256 millones de páginas vistas al mes, …, y les entra la fiebre, dicen: esto es fácil, hay que estar en facebook, en twiitter, en la red, en todas partes, porque así todo el mundo me conocerá, pero se olvidan de: target, mercado, producto, …

Los eventos no sirven solo para comunicar sino también para compartir, la portada del Jueves de hace unos días era muy divertida, aparecía uno de nuestros hijos adolescentes frente al pc con su facebook abierto y decía:

mierda, 347 amigos online y no le puedo gorrear un cigarro a nadie.

Seamos serios, que ya no tenemos 15 años, por supuesto que la red n.0 es útil, para los eventos y para la productividad en general, pero no perdamos el foco, los eventos son mucho más que la red, los eventos transmiten emociones

Uno de los grandes descubrimientos del siglo XX fue la penicilina y una de las revoluciones el helado Hagen Datz, ¿ era necesario hacer un helado de penicilina ?

Aunque en la red esté todo, en el próximo evento que asista no me quiero quedar en casa

En este momento de crisis debemos reflexionar sobre nuestra importancia ( como diseñadores y constructores de stands, que aunque no lo sea yo me siento parte del colectivo ) en el sector y reflexionar también sobre cual es nuestra capacidad y responsabilidad para poner un poco de orden.

Bago.es , un proyecto, enfocado 100% a la comunidad online, se dirige a Nivel2 Stands, una empresa enfocada 100% a las sensaciones reales que aporta la arquitectura efímera, para que le ayude a potenciar su marca con una acción directa al público. 

El trabajo es la construcción de una habitación de cristal en la cual una violinista se mantuvo encerrada una semana mientras componía una obra musical influenciada por la experiencia que estaba viviendo. Se trataba de llamar la atención y transmitir una emoción que no es posible en Internet, sentir la experiencia vital ajena en el medio mismo de la puerta de Alcalá.

El sector de los eventos padece más un caos que una crisis, no digo que la culpa sea de los proveedores, es más, me es indiferente de quien sea la culpa, pero no solucionarlo es responsabilidad de todos.

Las marcas en general han adoptado la posición de que los Eventos son un gasto, no una inversión y eso se debe a que durante mucho tiempo nadie se preocupó de medir el ROI de los eventos sino sólo de lucir y engrosar los presupuestos, y ahora, en tiempos de crisis padecemos las consecuencias.

Es labor de los proveedores ( incluyendo entre ellos a los organizadores feriales o de congresos ) el transmitir a las empresas la importancia de los Eventos como Inversión rentable y ayudarles a medir el impacto de los mismos sin miedo, porque si seguimos transmitiendo eso miedo feroz a que nuestros eventos sean medibles probablemente es porque no son rentables.

Internet cuenta con una ventaja fundamental y aplastante: en Interent la medición del ROI es perfecta, en Internet se acabaron las mentiras, Inernet obliga a hacer las cosas bien, publicidades falsas de resultados, de audiencias, no llevan a ningún sitio, ahí están Google, Yahoo, Live y tantos otros para hacernos comer nuestras mentiras.

Pero eso afectará a los medios impresos, eso afectará a revistas con tiradas de 5 ó 7.000 ejemplares que venden la publicidad de media página a 1.500 o 3.000 Euros, eso no debe afectar a los Eventos porque no todo tiene sustituto en Internet

Internet es maravilloso, adoro Internet y vivimos, yo y mis dos hijos, de la riqueza que en ese medio genero. Pero ni comemos bits, ni dormimos en html ni nos enamoramos de la ram, quiero decir, que Internet es parte de nuestras vidas, pero no nuestra vida.

No podemos dejar que se coma el sector, porque Internet no tiene la capacidad suficiente como para aportar a las empresas lo que aportan los eventos que es: mirar a los ojos, sentir, oler, experminetar y vivir, en un un mundo “virtual” como el que vivimos las sensaciones que aportan los eventos no tienen precio, y sino analicemos la portada del último jueves que hace referencia a Facebook y las comunidades online 

Bago recurrió a un compañero del sector ( Nivel2 Stands ) porque necesitaba ser algo más que un sueño, necesitaba ser real.

Una recesión de los Eventos en 2009 del 10%  creo que es un decrecimiento que todos firmaríamos ya.

Estas última semanas he estado hablando con proveedores de todos los sectores, y estoy seguro de que si los Eventos en 2009 decrecen solo un 10% las gran mayoría se van a dar una alegría.

Todo parte de un análisis de los datos publicados por la PCMA ( Professional Convention Management Association ) en el que se hablaba de la evolución del uso de Internet en los los Eventos coporativos.

Los datos son los siguientes: en los últimos 2 años el porcentaje de “meetings” celebrados en hoteles que han requerido wifi pasa del 59 al 68% y en el caso de los celebrados en Centros de Congresos pasaron del 47 al 52%.

Evidentemente es un crecimiento, interesante dato por otra parte.

Hace poco hablaba de lo orgulloso que me sentía de compartir la profesionalización del sector de los Eventos, tan poco cómo que lo dije antesdeayer, pero cuando saltan estos temas y cuando celebramos estos datos se me llevan los demonios porque hablamos de un incremento del 9 y del 5% respectivamente.

Señores, la contratación de viajes online, por ejemplo, sector muy relacionado con el de los Eventos tiene un crecimiento sostenido por encima del 25% anual, lo que supone un 56,25% en el mismo periodo.

El sector de los Eventos se ha profesionalizado, es cierto, pero nos queda mucho camino por andar, por favor, no tomemos estadísticas deprimentes como algo de lo que sentirnos orgullosos.

Me invitas a una reunión en un Convention Center y cómo no sea una Cena de Gala no quiero ni imaginar el cabreo que pillo si me tienes todo el día sin wifi, menos mal del iphone, porque sino no voy, aunque conociendo la cobertura  3G en España me lo pienso.

Iphone, Blacberry, SmartPhones en general no son juguetes caros, son herramientas imprescindibles que mejoran nuestra productividad, en mi caso estoy seguro que he amoritzado el coste de cada uno de esos teléfonos la primera semana de uso.

En lo profesional, no en lo personal,  y de eso se tratan las reuniones de negocios:

estar sin Internet es estar en la prehistoria y no me vengan con el cuento de que no hay que ser tan dependientes de la tecnología, porque ese no es el hecho: hay que ser eficientes y la teconolgía mejora nuestra eficiencia, obviarla es estúpido.

¿ acaso vamos a caballo para no depender de la tecnología automovilística o salimos a buscar una cabina de teléfono en lugar de usar el móvil?.

No nos confudamos, si no usamos la teconolgía es porque no conocemos su utilidad y si no nos molestamos en concerla y aplicarla en mejorar nuestra eficiencia, estamos destinados a dejar de ser competitivos.

He pasado el día en Eibtm, ha sido un placer visitar un montón de Stands y reencontrar viejos conocidos, nos vemos de año en año o de feria en feria ( Eibtm, Fitur, Imex, … ) lo cual no me da cómo para decir amigos.

La sensación con la que me he quedado es muy positiva, más allá de las crisis veo que el sector de los Eventos sigue avanzando en algo que es fundamental, en la profesionalización.

Visito montones de ferias todos los años, de todos los sectores, hablo con cientos ( y no exagero ) responsables de marketing de diferentes empresas a lo largo del año y si puedo destacar algo del sector de los Eventos con respecto a la media de otros sectores es su alto grado de profesionalización.

Es un sector con mucha competencia, pero también un sector maduro que crece día a día, que sabe que hacer bien las cosas es la única manera de hacerlas, que cada día es más responsable en temas como la sostenibilidad,…

La organización de  Eibtm, cómo nos tiene acostumbrados, ha demostrado su saber hacer. Motivos para quejarme alguno hay, pero repito, estoy de buen humor y no es su responsabilidad  que haya tenido que andar todo el recinto de Gran Vía para que Fira de Barcelona pueda lucir su nueva fantástica entrada o la maravillosa arquitectura del recinto ( obra del genial Toyo-Ito ).

La feria fantástica, y el ambiente mesurado y objetivo con el mercado, algo que se agradece, sin sobresaltos, sin pesimismo u optimismo desaforado, conscientes de la realidad y con ganas de seguir haciendo bien las cosas.

Un ole para el sector de los Eventos, las cosas cada vez se hacen mejor en el mismo. Mañana espero sumar fotos y en breve un reportaje en vídeo que estamos haciendo con el equipo de fairstv.com

• porqué lo organizamos
• para qué lo organizamos
• para quien lo organizamos

Una vez tengamos claro esos aspectos podemos empezar con el resto: decidir cuantos invitados, donde será, …, pero empecemos por asegurarnos de que organizr un Evento es una decisión acertada.

¿ porqué organizar un Evento ?

Las razones son muchas y muy variadas pero si lo que pretendemos tan solo es presentar nuestros productos y novedades es mejor cualquier otra forma de hacerlo. La tecnología actual te brinda mil, más baratas y rápidas.

Un evento es una reunión de personas y si no contemplamos desde el principio la componente de marketing relacional del mismo no tiene mucho sentido hacerlo.

Un evento busca fortalecer y conservar las relaciones a corto, medio y largo plazo de la empresa con los clientes, con el objetivo de potenciar su rentabilidad o bien persigue fortalecer los vínculos entre los componentes del equipo para aumentar su productividad.

Eventos que no tengan en cuenta alguno de estos objetivos debemos contabilizarlos fiscalmente bajo el epígrafe: bodas, bautizos y comuniones.

La única conclusión válida que nos puede llevar a organizar un Evento es que es la mejor manera de conseguir un objetivo.

Si no es así, si lo hacemos por hacerlo: cambia las sillas de oficina de todo el equipo, cómprales un iphone, dales la tarde de los viernes libre y obtendrás más beneficios. ( a mi me gusta la silla de matrix )

Para que Organizamos el Evento

Una vez tengamos claro que el objetivo principal es estrechar vínculos con la marca, bien de clientes, proveedores o del equipo, tomemos un folio en blanco y anotemos los objetivos del evento, ¿ Para que lo organizamos?

Anotemos y anotemos sin parar, una vez anotados todos los objetivos jerarquicémoslos para centrar nuestros esfuerzos en aquellos que nos vayan a resultar más rentables.

Para quien lo organizamos

Definir el público objetivo del Evento lo condicionará absolutamente, o debería, porque presentar una nueva mascota de Pokemon en el Guggenheim está muy cogido por los pelos, pero bueno, cosas más raras he visto.

Pensemos en el público, pero no solo en su edad, debemos pensar en el público objetivo de una manera mucho más amplia:

• Analizar su relación con la marca
• El grado de conocimiento de la marca
• ¿ Es un público que entre sí son competencia o no lo son ?
• Cual es el nivel cultural medio del mismo
• ¿ Que tienen en común?, …

Disecciona absolutamente el público del Evento, cuando lo hayas hecho deja que todo repose y vuélvetelo a mirar, analízalo todo junto y si estás seguro de que quieres organizar ese Evento, adelante, sólo te espera el éxito.

Y esto no ha hecho más que empezar, Organizar un Evento es tarea de Titanes, pero como contrapartida, los beneficios de un Evento bien organizados son innumerables.