Planificar la feria. La planificación de la feria optimiza resultados.
Escrito por alberto.sanz, el 8 diciembre 2008Ya tenemos claro en que feria exponer, ahora propongo que hagamos un calendario de las tareas pendientes
6 meses antes de la feria deberíamos tener cerrados los siguientes capítulos:
Contratar el espacio en la feria
El plazo de inscripción ha ido variando conforme aumenta la competencia entre las ferias, pero hay ferias en las que es necesario reservar el espacio con 9 meses de antelación. Mientras antes lo decidas mejor lo planificarás todo.
Consultar en las asociaciones sectoriales, en el ICEX o en la Cámara de Comercio que ayudas o subvenciones existen para asistir a esa feria.
Definir el presupuesto asignado a la feria: Sé flexible, cuenta que surgirán gastos de última hora, siempre pasa.
Asignar las responsabilidades en el equipo
Asigna claramente que áreas de responsabilidad asume cada uno de los componentes del equipo en la organización de la feria, la asignación de responsabilidades evita errores.
Confirma con la feria la ubicación de tu Stand y los metros cuadrados asignados, es un dato fundamental antes de empezar a diseñar el Stand.
Define con tu equipo de marketing y comercial el material que vais a exponer.
La mayoría de estas tareas se pueden delegar a una persona de confianza, por lo que no te ocuparán demasiado tiempo, lo más importante es tu presencia en las reuniones con el Equipo y en la asignación del presupuesto, si las responsabilidades están bien definidas será mucho más fácil hacer un seguimiento de las mismas.
Establece un calendario de objetivos para cada una de las responsabilidades asignadas y si ves que se te puede complicar mucho, que te absorbe mucho tiempo, no desestimes la contratación de un organizador externo.
Subcontratar la organización de la feria puede dar muy buenos resultados, porque el profesional que se encargue de ello sabe que lo vas a medir por resultados y se preocupará muy mucho de que los obtengas. Si quieres subcontratar la organización de la feria, hazlo desde el principio, un buen organizador sabrá negociar el mejor precio de los proveedores, precio del metro cuadrado en feria incluido.
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